たったひとつのメールが印象を悪くする！失礼なビジネスメールの例8個

f:id:urj:20170529145319j:plain

マナーが守れていない失礼なビジネスメールが来て不快な思いをしたことはありませんか？もしかしたら、自分も相手に失礼なビジネスメールを送っているかもしれません。

ビジネスメールで取引を台無しにしてしまわないように、失礼なビジネスメールの例を8つご紹介します。

ビジネスメールは対面するのと違って相手の表情が見えないため、自分に対してどのような印象を抱いているのか推測しにくいです。それゆえに、失礼のないように基本的なマナーを守らなければなりません。

ビジネスメールは相手が受ける印象を大きく左右するもので、場合によっては取引にも影響することもあるでしょう。これから解説する失礼なビジネスメールに該当しないか、メールを送る前に確認してみてください。

f:id:urj:20170529145337j:plain

社名や名前の間違えは絶対に避けたいことです。うっかり社名や名前を打ち間違えたまま送るとそのビジネスメールの印象は最悪で、相手に不快な思いをさせてしまいます。

「さすがに社名や名前を打ち間違えないだろう」と油断している人ほど注意しなければなりません。何度もメールのやり取りをしている相手であっても、送信前に社名と名前を打ち間違えていないか確認する習慣をつけておきましょう。

様を入力し忘れて呼び捨てになってしまうこともあります。相手は入力し忘れだと察してくれると思いますが、呼び捨てにされるといい気持ちはしないですよね。

ビジネスメールでは様は絶対に入力し忘れてはいけません。

メールの最後に自分の名前、所属している部署などを署名で入れるのは基本的なマナーです。署名を忘れると誰からのメールか分からず、相手に手間をかけさせてしまいます。

署名忘れを防ぐために、自動で署名が入るようにメールソフトの方で設定しておきましょう。

メールの文頭には「お世話になっております」などの挨拶文を入れるのが基本マナーです。挨拶文なしにいきなり本文から始まるメールは相手に失礼だと思われます。

「お世話になっております」や「お世話になります」が定番の挨拶文ですが、状況に応じて使い分けましょう。

初めてメールを送る相手には「初めてメールをお送りします」、五月雨式で何度もメールのやり取りをしている相手には「たびたびのメールとなり申し訳ありません」などの挨拶文を入れると相手の印象が良くなります。

一字くらいうっかり打ち間違えることはありますが、誤字脱字が多いと社会人としての常識を疑われます。誤字脱字は自分で読み返しても意外と気付かないものです。

誤字脱字がないか注意深く読み返す、または校正ツールやWordなどの校正機能を使って誤字脱字がないかチェックしてから送るようにしましょう。

改行がない長文のメールは読みづらいものです。複数の要件を改行のない一文にして送ると相手に内容が正しく伝わらない恐れがあります。

複数の要件がある場合は要件ごとに改行し、要件がひとつの場合でも相手が読みやすいように適宜改行を入れるようにしましょう。

無駄な文が多く、内容の要領が得ないメールは相手に嫌がられます。メールはできるだけ無駄な表現を省き、相手に伝わりやすい文にして送るべきです。

反対に、書かなくても分かるだろうと考えて省略しすぎても相手に正しく伝わりません。どの情報を相手に伝えるべきかを考えた上でメールの文章を考えましょう。

よほど親しい間柄ならまだしも、馴れ馴れしい口調のビジネスメールは常識を疑われます。軽い雑談を盛り込むのも相手との距離を縮める大事なテクニックですが、距離を測り間違えてはいけません。

どんなに親しい取引相手であっても、「だよね」とか「そうなんだ」とか、友達に話すような馴れ馴れしい口調は避けましょう。

失礼なビジネスメールで知らず知らずのうちに相手に不快な思いをさせているかもしれません。特に入力した一度も読み返さずに送信する方は要注意です。

メールを送信する前に必ず漏れや間違いがないかを確認する習慣を身につけましょう。